Comment hiérarchiser vos tâches chaque jour
Lorsque j'étais étudiant à l'université, j'avais un colocataire qui travaillait à plein temps pour une organisation caritative confessionnelle. Comme il n'y avait pas de place pour lui dans les bureaux de l'organisation caritative, il travaillait chez nous la plupart du temps le matin avant de partir en réunion. Il passait les 30 premières minutes de chaque journée à planifier. Je n'ai jamais pu comprendre ce qui nécessitait une planification aussi complexe chaque jour, et 30 minutes me semblaient excessives.
Des années plus tard, alors que j'occupais un poste qui exigeait d'être attentif à de nombreuses choses disparates au cours d'une journée donnée, j'ai découvert le pouvoir de la planification. Cela fait maintenant plus de 40 ans que j'ai pris cette habitude, qui m'a été extrêmement utile et dont les avantages ont amélioré la qualité de mon travail et stimulé ma carrière :
- La réalisation fiable des tâches importantes, qu'elles soient urgentes ou non.
- Pouvoir répondre avec confiance à la question "quand cela sera-t-il fait ?
- Me concentrer sur la tâche que je suis en train d'accomplir sans me soucier des autres tâches à venir
- Augmenter ma productivité
- Permettre de prendre conscience de la façon dont je travaille le mieux et d'en tirer parti.
La plupart d'entre nous connaissent la matrice de l'important par rapport à l'urgent, parfois appelée matrice d'Eisenhower:
La sagesse populaire veut que l'on fasse d'abord les choses du quadrant 1 (importantes + urgentes), puis les tâches du quadrant 2 (importantes, non urgentes). Déléguer les tâches du quadrant 3 (urgentes mais pas importantes) et supprimer les tâches du quadrant 4 parce qu'elles ne valent pas la peine d'être faites.
Mais je ne suis pas d'accord avec cette sagesse populaire. En fait, je ne suis pas du tout d'accord.
Une telle approche signifie que vous risquez de ne jamais dépasser le quadrant 1 si les tâches importantes et urgentes continuent d'affluer tout au long de la journée. Je vous recommande vivement de tenir compte de votre mode de fonctionnement pour savoir comment hiérarchiser vos tâches. Quelques exemples tirés de ma propre expérience :
- Je dois préparer ma présentation semestrielle sur la feuille de route et la stratégie de notre produit. Cela me prend généralement quelques semaines, en y consacrant chaque jour un peu plus de temps. Il s'agit d'une tâche importante, mais non urgente, du moins au début. Cependant, je ne peux pas laisser passer des jours sans avancer sur cette tâche, sinon je manquerai de temps et elle deviendra très urgente. Il s'agit donc d'une tâche à laquelle je dois consacrer systématiquement 30 minutes par jour pendant un certain temps.
- Je dois écrire un article de blog, mais j'écris mieux le matin, lorsque je suis plus frais.
- Il y a urgent et "urgent". Pour établir des priorités dans la catégorie "important + urgent", je me pose la question suivante : "Vais-je mourir ou être licencié si cette tâche n'est pas accomplie aujourd'hui ?" Si la réponse est oui, je la fais en premier, à moins qu'il ne s'agisse d'une longue tâche, auquel cas je peux en faire deux ou trois courtes avant de m'atteler à cette longue tâche importante et urgente.
Je me connais et je sais comment je travaille le mieux. J'ai besoin de faire quelques petites choses avant de m'attaquer à une grande, car j'ai besoin d'un sentiment d'accomplissement pour m'aider à faire face à la grande. (Je dois également m'assurer que toute rédaction approfondie est effectuée le matin. L'analyse doit être faite avant 15h30.
Je prends donc ma liste de tâches et je la classe chaque matin dans l'ordre dans lequel j'exécuterai les tâches. J'utilise un logiciel qui me permet de déplacer facilement les éléments de la liste et, lorsque j'ai fini de planifier ma journée, je dispose littéralement d'une liste de tâches dans l'ordre d'exécution. Je n'ai plus à me préoccuper de ce qui se trouve sur la liste au-delà de l'élément que je suis en train de faire. Certes, les choses changent au cours de la journée en raison de l'apparition de nouveaux éléments, mais je peux facilement les insérer dans la liste triée à l'endroit qui leur convient. De temps en temps, je dois arrêter ce que je fais pour passer à autre chose et changer de vitesse, mais je sais que je reviendrai à la tâche sur laquelle je travaillais lorsque j'aurai terminé celle qui l'interrompt.
Je place également quelques petites tâches après une grosse tâche, afin de me recharger en vue de la prochaine.
Mon patron sait que je m'acquitterai des tâches importantes de manière fiable. Lorsqu'on me demande quand quelque chose sera fait, je peux répondre en toute confiance, même si je dois parfois dire "ce sera après-demain, parce que je travaille sur des choses plus importantes d'ici là".
Cette approche rend également ma journée beaucoup plus productive. Non seulement je peux me concentrer sur la tâche à accomplir, mais j'y parviens plus rapidement car je ne suis pas distrait en me demandant si je n'oublie pas quelque chose d'important.
De plus, l'application tient compte du fait que je travaille à différents moments de la journée et que j'ai besoin de mélanger des tâches courtes et des tâches longues.
Je vous recommande de choisir une application qui vous permette de déplacer les tâches vers le haut ou vers le bas de la liste en fonction de vos propres critères, et non de ceux du logiciel, tels que l'urgence et l'ancienneté. Même un simple document Word peut être utilisé ! La technologie elle-même n'est pas importante. C'est l'habitude qui l'est.
Un mot sur les grandes tâches : je dois diviser les grandes tâches en petits morceaux mesurables. C'est ainsi que je travaille le mieux. C'est comme si je m'attaquais à une tâche de grande envergure telle que la peinture de l'extérieur de ma maison. Je dois diviser ce projet en petites parties (peindre l'encadrement des fenêtres, puis peindre le deuxième étage, puis le premier étage, puis passer au côté suivant et répéter), sinon je serai intimidé par l'ampleur de la tâche et je remettrai à plus tard le moment de la commencer.
Mon équipe sait que je commence ma journée en fermant la porte de mon bureau afin de planifier mon travail avec le moins d'interruptions possible. Je ne suis pas simplement antisocial. Lorsque j'émerge, je suis mieux placé pour faire face à tout ce qui se présente, car j'ai clairement défini les priorités de la journée.