7 conseils pour une communication fluide et claire

Il ne devrait pas être difficile pour chacun d'entre nous de dresser une liste des problèmes de communication qui peuvent être à l'origine de difficultés. Nous en avons tous fait l'expérience :

• Absence de réponse aux communications écrites (courriels, textes, etc.)
• Incompréhension de ce que la personne a dit ou écrit
• Barrières linguistiques
• Ne pas relire un courriel ou un texte avant de l'envoyer
• Ne pas écouter activement, c'est-à-dire être distrait alors que nous devrions écouter
• Tirer des conclusions hâtives
• Utiliser une forme de communication qui peut être mal comprise.

Et il y en a beaucoup d'autres !

Qu'est-ce qui fait qu'une bonne communication est si difficile à cerner ?  

Voici 7 choses que j'essaie de faire pour assurer une communication fluide et claire :

1. Répondre rapidement aux courriels. Cela permet à l'expéditeur de savoir que vous avez pris connaissance du message. Si vous n'êtes pas prêt à fournir une réponse formelle, faites-le savoir à l'expéditeur. "Bonjour Madison, merci pour votre courriel. Je vous répondrai dans un jour ou deux".
2. Répéter. Lorsque vous avez un échange important, répétez ce que vous avez entendu à votre interlocuteur pour vous assurer que vous êtes tous les deux sur la même longueur d'onde.
3. Connaître votre public (évitez l'argot). Lorsque vous communiquez avec une personne qui n'a pas la même langue maternelle que vous, il est important d'éviter les expressions familières qu'elle pourrait ne pas comprendre. Répétez ce que vous avez entendu, surtout dans ce cas.
4. Faire preuve d'intentionnalité. Cela vaut la peine de prendre le temps de relire un courriel avant de l'envoyer. Un bon courriel peut inciter le lecteur à agir ou à conclure une vente ! N'oubliez pas non plus que chaque courriel doit pouvoir être transféré et qu'il aura une durée de vie très longue.
5. Écouter activement. Lorsque quelqu'un parle, soyez un auditeur actif et non passif. Posez des questions. Retournez votre téléphone portable pour ne pas voir l'écran. Détournez le regard de votre ordinateur portable ou de votre tablette. Accordez-lui toute votre attention. Vous montrerez ainsi à l'orateur que vous le respectez. 
6. Écouter le message dans son intégralité. Le fait d'écouter ce que dit la personne et de ne pas penser à votre réponse avant qu'elle ait fini de parler peut vous empêcher de tirer des conclusions hâtives avant même que l'orateur n'ait atteint le point essentiel de son propos. Dans le même ordre d'idées, il convient de ne pas manifester de réaction négative à ce qui est dit tant que la personne n'a pas terminé. Si vous avez déjà rencontré quelqu'un qui secouait la tête alors que vous lui suggériez une idée, cela a pour effet de tuer l'inspiration.
7. Ne pas être paresseux ! Passez à la vitesse supérieure dans la forme de votre communication, surtout lorsque le message est important. Ne vous contentez pas d'envoyer un SMS - envoyez un courriel plus long et plus clair. Ne vous contentez pas d'envoyer un courriel, appelez la personne. Ne vous contentez pas d'appeler - faites un appel vidéo (Skype, etc.) pour voir comment la personne réagit à ce que vous dites. Ne vous contentez pas d'un appel vidéo - allez voir la personne en personne. Ne vous contentez pas de les voir en personne, allez partager un repas ou un verre.